Para aquellos que no están familiarizados con el acrónimo, KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o indicadores claves de desempeño en castellano. Son muy útiles para cualquier área para medir el desempeño de diferentes esfuerzos mejoría en las empresas.
Existen KPIs para ventas, marketing, calidad, productividad, logística, mantenimiento, entre otros. Al aplicar esta metodología a un evento, el organizador puede obtener una visión amplia y clara de su desempeño, yendo más allá de los ingresos totales obtenidos y la venta de entradas.
La idea de estos indicadores es manejar mejor los ingresos reales, el retorno del evento y descubrir qué funcionó o no. Luego, a la hora de organizar el próximo, ya se podrán hacer mejorías y comparar con los anteriores. Los KPIs deben escogerse específicamente según tus objetivos – globales (de la empresa) y del evento.
Generalmente, en eventos, la venta de entradas (o el aforo, en el caso de que sea un evento grátis) es el primer KPI a considerar. El uso de una plataforma para gestionar las entradas facilita el conteo y posterior análisis de los resultados. También puede ser importante hacer un recuento de cada tipo de entrada, por ejemplo entradas VIP, entradas generales, etc.
En el caso de los eventos corporativos, puede ser interesante controlar también de qué empresas provienen los visitantes, o por lo menos de qué industria o ciudad. De esta forma, es posible verificar a qué público estás llegando con tu evento y si tus esfuerzos de relaciones públicas y marketing están cosechando frutos.
La difusión de un evento se suele realizar a través de diferentes canales. Es importante comprender el desempeño de cada uno de ellos para optimizar la planificación. Las redes sociales proporcionan una serie de métricas para un evento. Es posible verificar la implicación con las publicaciones de los patrocinadores, los tipos de publicaciones con mejor desempeño, los anuncios, etc.
Además de la venta de entradas, es fundamental analizar la tasa de participación en el propio evento. Si bien que es natural que las personas tengan imprevistos y no puedan asistir, si el número es alto se necesita atención. Un evento con un alto nivel de ausencia puede representar que las estrategias de ventas fueron buenas, pero la propuesta en sí no fue lo suficientemente emocionante. Esto hace que la gente compre la entrada, pero acabe renunciando a participar en el último minuto.
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