Si alguna vez ha organizado un evento, sabes lo fácil que es que los gastos te escapen de las manos. Habitualmente, hay demasiados servicios para contratar: reservar un local, servicios de seguridad, el catering, la decoración, el fotógrafo, kas invitaciones, en fin ... una lista casi interminable de cosas en las que es casi imposible que no haya imprevistos o cambios de presupuesto.
Por eso, si estás organizando un evento, es muy importante hacer un listado de todos los servicios que necesitarás contratar y asignar un techo a cada servicio, ponerlo todo en una planilla y mantenerla actualizada con tus gastos reales. Así podrás verificar tus gastos en cualquier momento y mantener cada presupuesto individual bajo control para no meter la pata en el presupuesto general.
Además, se recomienda disponer de un “fondo de operacionaes” para poder dar respuesta a cualquier imprevisto. Generalmente, se recomienda que este fondo sea el 10% del presupuesto total; si su empresa no tiene este 10% disponible, toma el 90% de lo que se reservó en el presupuesto anual como tu techo para ese evento en particular. En tiempos de pandemia, incluso puede ser recomendable reservar un poco más.
Otra alternativa es contratar una empresa de planificación de eventos para que solo tengas que preocuparte por un proveedor. Según tu presupuesto, la empresa busca las mejores soluciones y, por lo general, incluso logra negociar mejores condiciones con empresas asociadas (por ejemplo, para catering, fotografía, etc.). Si esta opción no te gusta, entonces te echo una mano al recomendarte Fixando.
A través de esta plataforma, podrás buscar todo tipo de servicios para tus eventos y recibir hasta 5 presupuestos grátis. Además, puedes mirar su página de presupuestos para eventos para hacerte una idea de cuál es el precio medio para cierto servicio en tu comunidad o ciudad.
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